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01. Acesso
aos Sistemas (Gerenciador Folli e Aplicativo FOLHA)
02. Cadastro de Empresa Fonte
03. Edição de Tabelas Genéricas
04. Edição de Tabelas
Exclusivas
05. Configuração de Parâmetros
das Empresas
06. Configuração
das Empresas (Exemplo
de Cálculo: Regime de Caixa)
07. Configuração de Itens
para Cálculo de Médias
08. Edição de Cadastro
de Funcionários (Admissão, Rescisão,
Movimentos)
09. Edição de Registros
de Férias
10. Edição de Lançamentos
Mensais
11. Processo: Lançamentos
Automáticos
12. Impressão de Relatórios
(Exemplo: Impressão/Hollerith/Formulário
Branco)
13. Ajuda: Suporte Técnico e Plantão Folli
01.
Acesso aos Sistemas (Gerenciador Folli + FOLHA)
 
Clique ou selecione Iniciar/Programas/Sistemas Folliwin/Folliwin e
digite sua senha de acesso para abrir o Gerenciador Folli (na
instalação a senha é FOLLI, mas poderá ser alterada). O Gerenciador
permite o acesso a todos os Sistemas Folli que estiverem instalados e
armazena um banco de dados comum a todos eles (Empresas, Bancos, Moedas,
Sindicatos etc).
Caso ainda não tenha sido criado o
atalho (ícone acima), selecione Iniciar/Programas/Sistemas
Folliwin/Folliwin. Clique neste último Folliwin com o botão
direito do mouse, selecione "criar atalho", clique e arraste o
atalho criado para sua área de serviço.
Atenção:
o acesso ao Sistema FOLHA deve ser feito unicamente a partir do
Gerenciador FOLLI.
 
Clique ou selecione Sistemas/Folha de Pagamento, no Gerenciador
Folli, para acionar o Sistema FOLHA. Na
barra de status do Windows (linha inferior do vídeo), observe que o
Gerenciador Folli e o Aplicativo Folha ficam abertos, e podem ser
acionados a qualquer tempo.
02.
Cadastro de Empresa Fonte
Clique ou selecione Edição/Empresas, no Gerenciador FOLLI,
para acionar a tela de Cadastro e digitar as informações da Empresa (nas
linhas em vermelho, duplo clique do mouse aciona tabela auxiliar). Tecle F2
se desejar trazer a célula para o modo Edição, ideal para simples
correções dos dados.
Obs.:
Nos campos 28 a 30, mantenha a Empresa "ativa" (Sim). Digite
"S" ou "N" na célula, ou duplo clique para
ativar/desativar. Empresas desativadas permanecem no Cadastro, mas não
podem ser acionadas nos Aplicativos.
Clique quando desejar Inserir Nova Empresa. Somente no Gerenciador
podem ser inseridas Empresas (não nos aplicativos da Folli).
03.
Edição de Tabelas Genéricas
O sistema contém Tabelas
Periódicas Genéricas (IRRF, INSS, INSSCI, Vale
Transporte e Salário Família) que são válidas para todas as
Empresas Cadastradas. Os valores e/ou alíquotas definidos nessas tabelas
podem mudar ao longo do tempo, e afetam os cálculos. Por isso, estas
devem ser preenchidas inicialmente e sempre que ocorrerem mudanças. Atenção:
Tabelas preenchidas incorretamente acarretarão erros de cálculo.
Cada Tabela é associada ao seu início
de vigência (mês e ano) e vigora até que uma nova Tabela seja
inserida.
Selecione Edição/Tabelas Genéricas/Tabela
de IRRF, no sistema Folha. Defina seu Período de início de
vigência, os dados dos campos (valores e/ou percentagens) e clique OK.
Para definir Faixas do tipo "acima de 2.115,00", digite "de
2.115,01", "até 99.999.999,99".
Somente quando houver alterações, clique em Inserir, defina o período
de início da vigência e os campos da nova tabela. Siga este procedimento
para todas as Tabelas Genéricas.
Obs:
Na Tabela de Vale Transporte, defina todos os tipos de transporte que são
utilizados pelos funcionários e suas respectivas tarifas.
04.
Edição de Tabelas Exclusivas
O sistema contém Tabelas
Periódicas Exclusivas da Empresa (Horas Extras, Horas Fixas e
Percentagens Fixas) que precisam ser definidas para Cada Empresa Fonte
Cadastrada, ou seja, cada conjunto dessas Tabelas é utilizado
exclusivamente por sua respectiva Empresa.
Clique, ou entre em Seleção/Empresa Fonte de Trabalho, no Folha.
Selecione uma Empresa e clique OK (ou duplo clique). Observação:
Ao abrir o Folha, a última Empresa que foi selecionada permanece
ativa. Observe que sua barra de status indica sempre qual é a Empresa
selecionada (ativa), assim como o Usuário, a Moeda e o Período ativos.
Selecione Edição/Tabelas
Exclusivas da Empresa/Tabela de Horas Extras e repita os mesmos
procedimentos das Tabelas Genéricas, para as todas as Tabelas Exclusivas.
05.
Configuração - Parâmetros das Empresas
Neste tópico são
configuradas informações cadastrais exclusivas do sistema Folha, que
complementam as contidas no Cadastro do Gerenciador FOLLI.
Clique, ou selecione Configuração/Parâmetros das Empresas e
complete os dados cadastrais. Nas linhas com texto em vermelho ou azul
claro, duplo clique aciona tabela da Folli / usuário.
No campo 2 (Diretório da Matriz), o
sistema configura automaticamente a Empresa como Matriz (Empresa com ou
sem Filiais). Esse campo só precisa ser configurado, se for o caso, para
definir essa Empresa Fonte como Filial: duplo clique sobre o Campo 2 abre
janela para Seleção de Empresa; selecione a Matriz e clique OK.
Dessa forma, os dados dos funcionários
(da Matriz ou da Filial) serão armazenados em um único arquivo. Nesse
caso, no Cadastro do Funcionário (Planilha Controle, linha 12), informe
em qual empresa este está vinculado.
Atenção:
Informe os percentuais e códigos que são indispensáveis para cálculos
do sistema (Campos 21 em diante), tais como GPS, FGTS, Vale Transporte
etc.
06.
Configuração -
Configuração das Empresas
Selecione Configuração/Configuração
da Empresa. Na janela acionada, selecione o período (mês e ano a
partir de quando será processada sua Folha de Pagamento e, conseqüentemente,
sua Configuração, exclusiva da Empresa Selecionada, entrará em vigor) e
defina os campos apresentados. A
Configuração da Empresa é Periódica, assim, novas configurações
(associadas a seus períodos de início de vigência) só deverão ser
definidas quando ocorrerem alterações (clique em Inserir):
Dias
no Mês: Para considerar o mês com
30 dias, marque a opção 30 dias. Para considerar os dias reais do
mês (jan=31, fev=28 ou 29 conforme o ano etc), Efetivos.
Dias
na Admissão/Rescisão: Para o salário
proporcional de mensalistas, no cálculo do salário diário, o sistema
divide o salário mensal por 30 dias ou pelos dias efetivos.
Vale
Transporte em Dinheiro: Se
desativado (Não), o item 105 (Vale Transporte em Dinheiro)
não será lançado pelo sistema, devendo a empresa fornecer os Vales.
Caso esteja ativado (Sim), o sistema lança o item 105
automaticamente, como sendo o valor total dos Vales Transportes lançados
no Cadastro do Funcionário (em Dados Periódicos, Campos 17 a 21). Em
ambos os casos, o sistema lança automaticamente o desconto, item 284,
de acordo com o limite máximo de desconto Configurado em Parâmetros da
Empresa (campo 38). Em Configuração/Dias Úteis, defina o número
de dias a ser utilizado no cálculo do Vale Transporte.
Regime
de IRRF: Defina Regime Mensal
(ou de Competência) quando a Empresa paga o Adiantamento e o Saldo de Salário
dentro do próprio mês. Defina Regime de Caixa quando a Empresa
paga o Adiantamento no mês e o Saldo de Salário até o 5º dia útil do
mês seguinte.
Atenção:
"Informação errada ou mudança de Regime acarreta erros nos cálculos
automáticos do IRRF".
No
Regime Mensal, o cálculo do IRRF
considera apenas os lançamentos efetuados no próprio mês, utilizando a
tabela de IRRF vigente no mês ativo. O usuário deve certificar-se de que
o item de Adiantamento definido não contempla incidência de IRRF
(configurar, se for o caso).
No
Regime de Caixa, o sistema calcula
o IRRF do Adiantamento Salarial e do Saldo do Salário, desde que:
a)
O item de Adiantamento Salarial definido pelo usuário contemple incidência
do IRRF (configurar, se for o caso).
b)
O cálculo do IRRF do Adiantamento Salarial deve ser
"solicitado" em Processo/Lançamentos Automáticos (Lance
item 294, IRRF sobre o Adiantamento). O item 294 é
calculado conforme exemplo a seguir.
Exemplo
de Cálculo: REGIME DE CAIXA
Considerando um funcionário
mensalista, admitido em 01/01/2003 com salário de R$ 2.500,00 (aumentado
para R$ 3.000,00 em 01/02/2003), sem dependentes:
JANEIRO Salário
Mensal R$ 2.500,00
ADIANTAMENTO (20/01/03) R$ 1.000,00
IRRF ADIANTAMENTO
R$ 0,00
IRRF SALDO DE SALÁRIOS R$
40,53
INSS Jan/03
R$ 171,77
FEVEREIRO Salário Mensal R$ 3.000,00
ADIANTAMENTO (20/02/03) R$ 1.200,00
IRRF ADIANTAMENTO
R$ 231,65
IRRF SALDO DE SALÁRIOS R$
85,53
INSS Fev/2003
R$ 171,77
Cálculo IRRF Adiantamento
Fev/2003:
(+) Salário Jan/2003
R$ 2.500,00
(-) Adiantamento Jan/2003 R$ 1.000,00
(+) Adiantamento Fev/2003 R$ 1.200,00
(-) Deduções INSS Jan/2003 R$ 171,77
(=) Base IRRF Adiantamento R$ 2.528,23
Tabela IRRF = 27,5% R$
695,26
(-) Valor a Deduzir R$
423,08
(=) IRRF Adiant. Calculado R$ 272,18
(-) IRRF Saldo Sal Jan/2003 R$ 40,53
(=) IRRF Adiant. Salário R$ 231,65
Cálculo IRRF Saldo de Salários Fev/03
(+) Salário Fev/2003 R$
3.000,00
(-) Adiant. Fev/2003 R$ 1.200,00
(-) Deduções INSS Fev/2003 R$ 171,77
(=) Base IRRF Saldo Salar. R$ 1.628,23
Tabela IRRF=15%(-158,70) R$ 85,53
Tabelas
Genéricas utilizadas nos cálculos:
IRRF Jan/Fev/2003
Até R$ 1.058,00 = isento
De R$ 1.058,01 a R$ 2.115,00 = 15% - R$ 158,70
Acima de R$ 2.115,00 = 27,5% - R$ 423,08
INSS Jan/Fev/2003
Até R$ 468,47 = 7,65%
De R$ 468,48 até R$ 600,00 = 8,65%
De R$ 600,01 até R$ 780,68 = 9,00%
De R$ 780,69 até R$ 1.561,56 = 11,00%
Valor Máximo de desconto INSS = R$ 171,77
07.
Configuração - Itens para Cálculo de Médias
Selecione Configuração/Itens
para Cálculo de Médias. É necessário informar quais itens de
pagamento deverão ser somados para levantamento das médias de férias,
13º salário e aviso prévio, e definir a referência: horas ou valor.
Estas informações, exclusivas da empresa, são gravadas no arquivo Medias.Cnf,
no diretório específico da empresa.
Selecione as linhas (Itens) que deseja copiar e clique em copiar.
Selecione a área de destino (linhas) e clique em colar.
08.
Edição - Cadastro de Funcionários
Clique ou selecione Edição/Cadastro de Funcionários para abrir a
tela de cadastro. Essa tela é dividida em 5 guias (Pessoal, Documentos,
Controle, Movimentos, Bancos) e complementada por 3 Tabelas Anexas ao
Cadastro ( Dados Periódicos, Cadastro de Dependentes e Distribuição em
Centros de Custo).
As informações dos campos dessas
guias e tabelas devem ser devidamente preenchidas, pois os cálculos do
sistema dependem deste cadastro.
Clique ou pressione Ctrl+N para Inserir Novo Funcionário e
digitar os seus dados (ou duplo clique nas linhas em azul claro ou
vermelho para acionar tabela auxiliar). Para acionar um funcionário já
cadastrado, selecione-o na Lista de Funcionários.
Clique para digitar os dados pessoais (nome, endereço etc).
 Clique para digitar dados sobre documentos
(CPF, RG etc).
 Clique para informar horários
de trabalho, escala etc.
 Clique para informar dados de admissão,
rescisão, etc.
 Clique para informar bancos
em que o funcionário é vinculado.
Clique ou pressione Ctrl+P para cadastrar Dados Periódicos,
que dependem de datas (salário, tipo de admissão, cargo ou função
etc). São dados atualizados em períodos específicos, que não podem ser
perdidos
Clique ou pressione Ctrl+D para Cadastrar os filhos e/ou
dependentes. Em função das datas de nascimento e sexo, o sistema
determina os dependentes válidos para dedução do Imposto de Renda e a
cota de Salário Família. Para parentesco diferente de Filho, forneça as
datas observando o limite de validade.
Clique ou pressione Ctrl+U para definir Centros de
Custo/Tomadores de Serviços. Estes dados são periódicos e não
podem ser perdidos. Informe os Centros de Custo/Tomadores de Serviço em
que o funcionário está vinculado e suas percentagens respectivas. Duplo
clique ou F3 na linha aciona tabela de Centros de Custo. Caso não
totalize 100%, a diferença será lançada para a empresa.
A partir do preenchimento destes
dados, já será possível visualizar o cálculo do salário, pressionando
F8 para acionar o Demonstrativo.
Importante: RESCISÃO DE CONTRATO
Para calcular, no Cadastro
de Funcionários, preencha os campos 10 a 16 da Guia Movimentos (F3
ou duplo clique sobre linhas em vermelho) e, selecionando o campo 17,
pressione F3 para acionar o Roteiro de Rescisão.
No menu Configuração/ Itens
para Cálculos de Médias certifique-se de ter informado os itens a
considerar.
Calcula rescisão e médias para Aviso Prévio e 13º Salário.
Transfere valores calculados para a planilha de Lançamentos Mensais.
Imprime relatório de médias de Aviso Prévio e 13º Salário.
Observação:
Após calcular a rescisão de
contrato, devemos selecionar a opção Edição/Registros de Férias
para calcular as Férias.
09.
Edição – Registros de Férias
Clique ou selecione Edição/Registros de Férias para acionar
Tabela anexada ao cadastro do funcionário, onde são armazenados todos os
períodos de Férias de cada funcionário.
Guia Geral: informações
sobre o período aquisitivo (inicio e término), data previsão, data
vencimento, data limite para pagamento, período para cálculos de
medias...
Guias 1º e 2º Período:
deverão ser informadas as datas de concessão de férias. Caso divididas
em dois períodos, utilizar os campos específicos.
Observação:
Férias que avançam para o próximo mês, serão calculadas e lançadas
no mês específico.
Clique ou pressione Ctrl+N para inserir um registro de férias.
Clique ou pressione Shift+Del para deletar o registro de férias
selecionado.
Clique para calcular os dias proporcionais.
 
Clique para calcular o primeiro (ou o segundo) período de férias.
 
Clique para lançar o primeiro (ou o segundo) período de férias.
Clique, após lançar as Férias, e escolha o tipo desejado para imprimir:
Aviso/Recibo e Relação das médias.
Demonstra valores de médias para o 1º período.
Demonstra valores calculados de férias para o 1º período.
Demonstra valores de médias para o 2º período.
Demonstra valores calculados de férias para o 2º período.
10.
Edição – Lançamentos Mensais
Neste módulo, cadastram-se
os lançamentos para cada funcionário, ou seja, os proventos e descontos
do mês, tais como Horas Extras, Prêmios, etc. Os 12 meses (e um
"padrão") são apresentados na tela, inclusive se o período
está Fechado ou não, possibilitando a visão rápida dos cálculos
durante todos os meses do ano.
Clique ou acione Seleção/Período de Lançamento. Selecione mês
e ano, e clique OK (na versão demonstrativa, o Período é Limitado).
Note que a barra de status do Folha (sua linha inferior) indica sempre o
período selecionado.
Clique ou acione Edição/Lançamentos Mensais para abrir o quadro
de Lançamentos.
Obs.:
Pressione F8, a qualquer tempo, para Visualizar o Demonstrativo
(hollerith) do Funcionário. Quando o
Demonstrativo está ativo e selecionamos outro funcionário da lista,
observe que os valores mudam, apresentando sempre informações do Funcionário
Selecionado, relativas ao mês ativo.
Clique ou duplo clique na coluna ITEM para acionar janela Seleção de Códigos
Itens de Pagamentos/Descontos. Selecione um dos itens cadastrados
no sistema (preferencialmente), clique OK e informe a quantidade no mês
ativo. Na janela Seleção de Código
(Itens de Pagamento/ Desconto), observe:
a)
Itens 002 a 119 são proventos do sistema
b)
Itens 271 a 349 são descontos do sistema
c)
A da barra de rolamento permite percorrer todos os itens, para seleção
d)
As teclas Código e Descrição possibilitam a procura rápida.
Tecle uma ou outra e, na janela que surge, digite parte do código (vários
são decorados com o tempo) ou parte da descrição do item procurado. Exemplo:
em código, digite 24 ou em descrição, digite extra e
tecle OK. è em ambos os casos, o Item I024 – Hora Extra
1, cadastrado em Edição/Tabelas Exclusivas da Empresa/ Horas
Extras é selecionado e, imediatamente abaixo, seguem-se outros itens
de Hora Extra.
Clique no ícone ou duplo clique na coluna UNID para acionar tabela. A
unidade e as incidências podem ser alteradas diretamente nos lançamentos
mensais, nesse caso, alterando-as apenas para o funcionário e mês em
questão. Para UNID = Fórmula, o valor
do item será o resultado da fórmula multiplicado pelo campo quantidade.
Para cada item, defina sua Unidade de Lançamentos (UNID):
Und$
Moeda vigente (Real ou qualquer outra)
Hora
Horas (e décimos de hora). Ex: 2:30h = 2,50h
Dias
Dias de trabalho
%Sal
Percentagem de Salário Base
%Min
Percentagem de Salário Mínimo
%nnn
Percentagem de um Item
PFnn
Percentagem Fixa
HFnn
Hora Fixa
VTnn
Vale Transporte
Fxxx
Fórmula do Usuário, onde:
nnn = número do Item de lançamento
xxx = número da fórmula
nn = número correspondente às Tabelas Exclusivas
Clique ou pressione Ctrl+O para Fechar/Abrir período. Se Fechado o
sistema não recalculará nenhum valor para o período em questão.
Clique ou pressione Ctrl+C para copiar lançamentos de outro período.
Holleriths
padronizados – Para os funcionários
com repetições mensais de um mesmo conjunto de itens a serem lançados,
pode-se cadastrá-los como padrão e, nos períodos desejados, lançá-los
automaticamente (Processo/ Lançamentos Automáticos), agilizando os
trabalhos:
-
Na tela de lançamentos, selecione Planilha Padrão.
-
Informe os itens de lançamento.
11.
Processo - Lançamentos Automáticos
Processo que agiliza a
operação com Lançamentos Automáticos que são associados a Filtros de
Seleção (todos os funcionários, só funcionários selecionados etc).
Clique ou selecione Processo/Lançamentos Automáticos para definir
as condições de filtro e o processo (lançamento automático) desejado.
1.
Evento único: Permite Lançar ou
Deletar itens específicos. Informe o item de pagamento, a unidade e o
valor (ou percentual).
Lança o item especificado seguindo condições de filtro definidas.
Elimina o item especificado seguindo condições de filtro definidas.
Atenção:
Alguns itens (13º, Adiantamento 13º, Biênios, IRRF de Adiantamento) são
calculados automaticamente, independente de informações sobre unidade e
valor.
2.
Copiar de Outro Período: Copia
todos os lançamentos do período desejado para o período atual.
3.
Hollerith Padrão - Transfere Lançamentos
Padrão para o período desejado: Hollerith Padrão de cada funcionário
- pesquisa o Padrão de cada funcionário e lança individualmente.
Hollerith Padrão único - usa um único Padrão e lança-o para
todos os funcionários.
Copia mantendo inalteradas as linhas de lançamentos existentes. Caso
exista uma linha de lançamento mensal informada, esta linha não será
preenchida com o possível dado existente na mesma linha do hollerith Padrão.
A prioridade é sempre do que já está lançado, ou seja, o hollerith
padronizado entra por baixo.
Copia integralmente, perdendo eventuais lançamentos existentes na
planilha. Caso existam linhas de lançamentos mensais, estas serão
apagadas, cedendo lugar a tudo que estiver informado no hollerith Padrão,
inclusive linhas em branco.
12.
Impressão de Relatórios
Possibilita a "emissão"
de todos os relatórios da Folha de Pagamento. A emissão é um processo
simples e amplo em opções para a geração dos relatórios. Em
linhas gerais, é feita conforme instruções a seguir:
1.
Em Impressão, selecione um modelo de relatório, como
Hollerith, Listagem, Guia de Recolhimento etc. Caso interesse, esse modelo
poderá ser personalizado (Estruturas de relatórios personalizadas podem
ser salvas em disco para posterior utilização).
2.
Alguns modelos apresentam-se no Modo Relatório e requerem a definição
do "Tipo de Relatório", como Holleriths (Salário, 13º Salário,
Adiantamento etc), Rescisão (Termo, Guia etc). No momento da impressão,
estes requerem a definição de registros, ou Filtros (todos os
registros, somente os selecionados etc).
3.
Alguns modelos apresentam-se no Modo Estrutura e, para Gerar o
Relatório e apresentar o Modo Relatório, requerem antes a definição
dos registros, ou Filtros.
4.
A maioria dos relatórios é emitida em modo gráfico, o que possibilita
definir folhas de qualquer tamanho, margens, orientação (retrato ou
paisagem) e compactação.
5.
Todos os relatórios gerados pelo sistema podem ser salvos no formato
Excel. Após a geração do relatório, solicite na barra de
ferramentas "Salvar como", e indique "Planilha Excel".
Exemplo: Impressão/Hollerith/Formulário
Branco
O hollerith do funcionário
selecionado é apresentado na tela. Para visualizar os dados de qualquer
outro registro basta clicar sobre seu nome, na Lista de Funcionários.
Clique ou pressione Ctrl+B e defina o tipo de hollerith (salário,
adiantamento, 13º,etc.).
Clique ou pressione Ctrl+P para imprimir. Defina as condições de
pesquisa (filtro) que deverão ser consideradas.
13. Ajuda - Suporte Técnico e Plantão
Folli
Suporte Técnico: (11)
5011-9277 (dias úteis,
das 9:00h às 18:00h)
Plantão Celular: (11) 9235-0350 (dias úteis: 18:00h às 21:00h e
sábados ou feriados: 9:00h às 13:00h)
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